Alle information samlet på ét sted med Workplace og Knowledge Library

Alle information samlet på ét sted med Workplace og Knowledge Library

Funktionen Knowledge Library i Workplace from Meta er et sted til virksomhedens vigtige ressourcer. Her kan statisk information som personalemanualer og rutiner oprettes og gemmes. Indholdet er let tilgængeligt og kan deles af alle medarbejdere både på mobil og desktop. Workplace gør det således lettere at indsamle alle information på ét sted. Nemt og tidsbesparende.

Workplace from Meta er et værktøj, hvori alle medarbejdere kan samarbejde og kommunikere med hinanden på tværs af virksomheden. Med funktionen Knowledge Library, der blev lanceret tidligere på året, giver platformen mulighed for at indsamle al information på ét sted.

Konwledge Library er integreret i Workplace uden ekstra omkostninger, og er designet til at skabe en god brugeroplevelse på tværs af alle enheder. Funktionens landingsside guider medarbejderne mod den information, de har adgang til. De kan søge efter indhold, dele det og kommentere gruppeposter. 

Sådan kommer du i gang

Hvis du er administrator for Workplace i din virksomhed, kan du oprette og redigere indhold i Knowledge Library.

Hvor

  • Du finder Knowledge Library i menuen Udforsk under nyhedsstrømmen.

Struktur

  • Start med at oprette nyttige kategorier på øverste niveau for at sikre, at dine medarbejdere nemt kan finde informationen.
  • Hver kategori kan indeholde information og/eller underkategorier for at skabe en god struktur.

Indhold

  • Design minimeret for at opnå stor læsbarhed og brugervenlighed på alle enheder, også mobile enheder.
  • Opret og rediger indhold med det brugervenlige redigeringsprogram, enten fra start eller ved hjælp af en skabelon.
  • Redigeringsprogrammet inkluderer rig redigering, upload af filer og fotos / video samt link og integrering af video.

Udgivelse

  • Alle oprettede kategorier og kladder er kun synlige for administratorer, medmindre de er udgivet. Dette sikrer, at du kan foretage ændringer, uden at nogen bemærkede det.
  • Når du udgiver, kan du bestemme, hvem der kan se hver kategori baseret på afdeling, stilling, placering, bestemte grupper eller alle i organisationen.
  • Ligesom i standard gruppeindstillinger på Workplace modtager alle, der har adgang til kategorien, en meddelelse, når noget udgives.
  • En underkategori kan kun udgives, hvis hovedkategorien også er udgivet.
 

Inspiration til gode anvendelsesområder

Når du starter med Knowledge Library, giver det mening at starte med den information, alle har brug for regelmæssigt. Vi har set flere gode eksempler på indhold, og her er nogle af vores favoritter:

  • Personalehåndbog
    Let adgang til information om rettigheder og forpligtelser
  • Medarbejdergoder
    Oversigt over alle frynsegoder for medarbejderne
  • Marketingmateriale
    Ét sted til alt materiale til markedsføring og skabeloner
  • Vores virksomhed
    Information om virksomheden, præsentationer af afdelinger, produkter og virksomhedsprocesser
  • Rutiner og processer
    En oversigt over alle rutiner og processer, organiseret efter afdeling eller funktion
  • Tjenestebibliotek
    Præsentation af virksomhedens officielle tjenester og applikationer, og hvordan du beder om adgang
  • Covid-19-information
    Kortfattet, pålidelig og nøjagtig information om, hvordan din organisation fungerer med Covid-19

Overføre SharePoint til Knowledge Library

SharePoint er et effektivt værktøj til opbygning af et formelt og struktureret intranet til dine medarbejdere. Knowledge Library er ikke beregnet eller designet til at erstatte SharePoint i sin helhed eller til være den eneste løsning til lagring af statisk indhold. SharePoint mangler dog muligheden for at opbygge et fællesskab, noget som er selve kernen i Workplace.

Medarbejdere, der ikke har en arbejds-pc eller arbejder på en delt computer, udelades ofte eller har svært ved at få adgang til indhold til separate programmer. Det er her Knowledge Library kommer ind i billedet.

Knowledge Library giver dig mulighed for at flytte statisk indhold, der gavner alle i organisationen, til det værktøj, som alle har adgang til.

Når du flytter indhold fra andre systemer som SharePoint eller andre CMS, er det vigtigt at overveje:

  • Hvilke dele af indholdet er nødvendige
  • Hvordan struktureres det
  • Og i nogle tilfælde, hvordan du skal omstrukturere informationen

Indhold skal være tilgængeligt for de rigtige medarbejdere, have letforståelige navne, og strukturen skal gøre det nemt at finde rundt. I de fleste tilfælde giver det mening at fjerne historisk indhold og kun inkludere den nyeste og vigtigste information.

I en overgangsperiode kan det indhold, der er blevet flyttet, stadig være tilgængeligt i begge systemer. Der bør meddeles en bestemt slutdato for kilden, og fra dette tidspunkt bør den enten fjernes, eller adgangen bør begrænses. Det er vigtigt at gøre det klart for alle medarbejdere, at Knowledge Library på Workplace from Meta vil være det eneste, der opdateres i denne periode.

Ønsker du en demo?

Hvis du ønsker en gennemgang af, hvordan Knowledge Library kan fungere for din organisation, kan du kontakte os her, så finder vi en tid til en gratis demo og konsultation.