Sådan sikrede Simployer en succesfuld lancering af Workplace

Sådan sikrede Simployer en succesfuld lancering af Workplace

Efter blot ni uger fra det første fysiske møde med implementeringspartneren Cloudworks gennemførte Simployer-gruppen en særdeles vellykket lancering af Workplace from Meta – i tre virksomheder samtidig på fem lokationer og i tre lande!

Vi havde en snak med kommunikationschef Cornelia Bjørke-Hill for at få et indblik i  processen.

Simployer-gruppen

Simployer Group er en førende teknologi- og kompetencevirksomhed inden for HR og økonomi. Deres mål er at hjælpe deres kunder med at skabe gode arbejdspldser og lægge til rette så organisationer præsterer bedre. Simployer står blandt andet bag Simployer HRM-systemet. De har omkring 250 ansatte og er placeret i Sarpsborg, Kristiansund, Göteborg, Stockholm og Gdansk.

Cornelia Bjørke-Hill er kommunikationschef i Simployer Group og var initiativtager til implementeringen af Workplace from Meta i organisationen. Cloudworks blev valgt som partner for at sikre en god teknisk og organisatorisk implementering. Sammen med projektgruppen og Cornelia som en stærk drivkraft internt i organisationen var lanceringen af Workplace from Meta en succes.

God feedback fra organisationen som helhed gennem hele processen, og en adoptionsrate på hele 97%, kommer dog ikke af sig selv. Det kræver dygtige samarbejdspartnere, en masse planlægning, hårdt arbejde og en stor mængde entusiasme og så også godt humør!

Workplace post av af en entusiastisk Cornelia Bjørke-Hill med kollega Knut Arild Vold. Den røde pil peger mod administrerende direktør Thorfinn Hansen, der holder sin første direkte udsendelse via Workplace from Meta.

Single-Sign On fra Okta blev løsningen

Simployer-koncernen havde mange tekniske forhindringer, da de var midt i sammenlægningen af tre virksomheder på tidspunktet for implementeringen af Workplace from Meta. Det betød meget kommunikation og opfølgning mellem lande, afdelinger og virksomheder. Arbejdet med at fusionere de tre virksomheder ind i samme Active Directory blev presset hårdt frem af Workplace-projektgruppen, da de ikke var villige til at implementere Workplace from Meta uden Single Sign-On (SSO). Dette skyldes, at en god brugeroplevelse er afgørende ved introduktion en ny tjeneste, og en SSO-løsning sikre brugervenlig godkendelse. Da en proces med at fusionere virksomhedernes tre Active Directory er både omfattende og tidskrævende, var anbefalingen fra Cloudworks at integrere Workplace med Oktas SSO-løsning. Simployer valgte at rette sig efter anbefalingen, og Cloudworks integrerede derefter de tre domæner ind i Okta.

Kommunikation var nøglen

Cornelia siger, at deres mål var, at implementeringen skulle være den bedste, der nogensinde var blevet gennemført i Simployer. Kommunikation var nøglen til at få det til at fungere.

Fra hvert lokation, land og afdeling blev omkring 50 medarbejdere udvalgt til at fungere som ambassadører for Workplace from Meta. De blev oplært i at kende værktøjet ekstra godt inden lanceringen og skulle fungere som en positiv forstærkning internt for at sørge for, at værktøjet blev godt modtaget. Grunden til, at Simployer valgte så mange, var for at sikre, at alle havde nogen, de kendte personligt, for at gøre det lettere at stille eventuelle spørgsmål. Cloudworks gennemførte oplæringen for alle landene på samme tid gennem Simployers live klasseundervisning.

I kraft af sin stilling som kommunikationschef besøgte Cornelia de fleste lokationer og holdt videomøder for at fortælle om Workplace from Meta, og hvad værktøjet kunne betyde for Simployer-gruppen. Medlemmer af projektgruppen inspirerede deres afdelinger, og hjalp med til at overbevise om, at Workplace ville revolutionere den måde, de samarbejdede på

Nu er det er svært at forestille sig et liv uden Workplace.
Hvordan har vi i det hele taget klaret at kommunikere internt tidligere?
Cornelia Bjørke-Hill, kommunikationschef for Simployer-koncernen

Intern undersøgelse

Seks uger før lanceringen af Workplace from Meta gennemførte Simployer en intern undersøgelse. Det var for at finde ud af, hvilke udfordringer medarbejderne havde, når de kommunikerede med kolleger, der ikke sad i nærheden. Derudover blev det undersøgt, hvor godt medarbejderne kendte virksomhedens forretningsstrategi.

Resultater før lanceringen af undersøgelsen:

  • Det kan være svært at finde den rette person at tale med
  • Tidskrævende at vente på e-mail
  • Fælles e-mails forsvinder blandt alle meddelelser i løbet af dagen, og vigtige oplysninger når ikke ud til alle
  • Tre separate intranet der ikke arbejder sammen
  • Personalet kendte til forretningsstrategien, men kun en håndfuld havde den under huden

Den samme undersøgelse blev gentaget tre måneder efter lanceringen. Resultaterne af undersøgelsen viste fantastiske ændringer:

  • Nemmere at få hurtige svar. At skrive et indlæg i en gruppe giver alle mulighed for at bidrage
  • E-mailkorrespondancen er synligt reduceret
  • Bedre informationsstrøm mellem lande, afdelinger og personer
  • Medarbejderne bekræfter, at de har mere viden om forretningsstrategien
  • Nemmere at sprede og dele succesfulde historier, oplysninger, præsentationer og lignende på tværs af organisationen
  • Mere synlig tilstedeværelse af ledere
  • En mere sammentømret organisation

Udarbeidelse af grupper i Workplace from Meta

Erfaringen viser, at et solidt stykke arbejde med gruppestruktur i Workplace forud for lanceringen har været afgørende for, hvordan organisationen har taget værktøjet til sig. Med god hjælp fra Cloudworks og med fokus på resultaterne af den indledende undersøgelse gik det meste af tiden i projektgruppen med på dette. I de forskellige grupper blev der også udarbejdet relevant indhold samt retningslinjer for kommunikation og brug af værktøjet. Set i bakspejlet har Simployer også skabt overblik over, hvilke grupper man SKAL være med i som medarbejder, hvilke man burde være med i, og hvilke der helt op til den enkelte.

Uddannelse af nøglemedarbejdere og -ledelse

I fem uger lærte ambassadørerne så meget som muligt om Workplace from Meta, og ledergruppen under ledelse af den administrerende direktør legede sig rundt i værktøjet og blev bekendt med, hvordan man bruger det på den bedst mulige måde. Således havde Simployer en meget stabil gruppe af eksperter, da de lancerede deres nye interne interaktions- og kommunikationsplatform.

Udarbejdelse af kommunikationsmaterialer

Kommunikasjon på lanseringsdagen

Cloudworks forberedte kommunikationsmaterialer, som Simployer tilpassede til deres brug. Det omfattede blandt andet at der i bygningerne på alle Simployers fem lokationer var tæt pakket med plakater om Workplace from Meta i dagene før lanceringen. Disse var informative og opbyggede forventninger. Der var plakater i alle toiletter, mødelokaler, videokonferencelokaler og printer- og kopirum samt på hver stang, glasdør og endda på alle kaffemaskiner.

Tag en skål!

Aftenen før lanceringen blev en flyer placeret i alle kontorpladser, efter at alle var gået hjem. Flyeren spillede på ironi og sagde, at alle medarbejdere skulle registrere sig og tage sig en bolle. På hovedkontoret i Norge blev der købt et væld af boller, der hurtigt blev spist op, og antallet af personer der tilmeldte sig, overgik alle forventninger! Da alle boller var blevet spist den dag, havde 89% registreret sig. En uge senere blev tallet registreret op til 97%. De resterende tre procent udgør sygefravær, barselsorlov og andre legitime årsager. Cornelia har fået overvældende god feedback fra langt de fleste kolleger på værktøjet

Øverste leder som ivrig ambassadør

Administrerende direktør Thorfinn Hansen holdt sit første fællesmøde mindre end en uge efter lanceringsdatoen, og det var en stor succes. Han rakte entusiastisk ud til alle medarbejderne på Simployers fem lokationer i tre lande. Den grundlæggende idé bag Workplace from Meta om at «working out loud» var allerede kommet til sin ret i organisationen.

Thorfinn Hansen har også sin egen gruppe på Workplace, hvor han rækker ud til alle medarbejdere, og vejen er kort for ham. "Thorfinns hjørne" er navnet på gruppen, og her deler han sine tanker om selskabernes status, deler relevante links og besvarer eventuelle spørgsmål.

Optimalisering af Workplace from Meta

Simployer følger løbende op på aktiviteterne i grupperne og vejleder internt for at få den bedst mulige brug af platformen. Cornelia nævner, at hun flere gange om dagen aktivt spørger: "Kunne dette have været kommunikeret på Workplace? Måske kunne det næste gang være en gruppe chat? Tror du, at denne gruppe bedre kunne bruges til at få fat på dem, du ønsker?"

Administrerende-direktør-Thorfinn-Hansen-gjennomfører-allmøtet-på-Workplace-for-første-gangAdm. direktør Thorfinn Hansen leder fællesmødet på Workplace for første gang

"Der vil altid være nogen, der ikke omfavner en ny løsning med det samme. Jeg er overbevist om, at det kræver konsekvent brug over tid for at Workplace from Meta bliver brugt korrekt i organisationen. Det er forståeligt, at nogle mennesker har brug for mere tid til at modnes end andre, men vi har fået en rigtig god start," siger Cornelia Bjørke-Hill til sidst.

Samarbejdet med Cloudworks har været rigtig godt. Tæt opfølgning og klar ansvarsfordeling var afklaret fra starten, og vi fandt hurtigt den tone, der igen førte til en vellykket lancering.

Cornelia Bjørke-Hill, kommunikationschef Simployer Group