Tættere sammenhold og effektivt samarbejde med Workplace for Würth
I januar 2020 implementerede Würth Norge Workplace from Meta. Så kom pandemien, og en god digital kommunikationsplatform blev vigtigere end nogensinde.
Åse Helene Rogne-Hansen
29. november 2021
Værktøjs-, udstyrs- og kompetenceudbyderen Würth Norge har næsten 700 medarbejdere spredt på kontorer, lagre, butikker og på vejene over hele landet. Det var en udfordring i sig selv at sikre, at alle er opdaterede med vigtige oplysninger. Opbygning af et sammenhold der stemmer overnes med sloganet "One Würth" var så meget mere vanskeligt.
I januar 2020 bidrog Cloudworks til at få et nyt værktøj på plads i virksomheden: Workplace from Meta. Kun et par måneder senere var Corona pandemien en kendsgerning, og Würths medarbejdere blev endnu mere spredt, end de allerede var – og endnu mere afhængige af god informationsflow og en følelse af sammenhold.
Vi var meget heldige med timingen. Pandemien var kronen på værket på, hvorfor god kommunikation er vigtig. I løbet af kort tid steg andelen af medarbejdere, der deltog på Workplace, fra omkring 30 procent til mere eller mindre 100 procent.
Effektiv vidensdeling og samarbejde
Fordi Workplace har en brugergrænseflade, der minder meget om Meta, blev den og nye platform nem at bruge for de fleste. Ud over hovedkanalen, hvor ledelsen poster fælles information, har både afdelinger og regioner deres egne grupper.
Der er også separate grupper for forskellig videndeling som f.eks. produktinformation. Disse fungerer som en vidensbank, hvor produktnyheder, funktionalitet samt tips og tricks deles. Derudover kan sælgere, der er ude hos kunder, stille spørgsmål og hurtigt få svar fra kolleger.
Med Workplace får jeg hurtigere svar, hvis jeg har spørgsmål, fordi mange mennesker med stor kompetence kan svare samtidig – uden at jeg på forhånd skal vide præcis, hvem der kan tænkes at vide noget om det.
Trine Opsahl, Salgskonsulent
Enklere informationsflow
Før Workplace var kommunikationen stort set ensrettet: På mail, under sjældne fysiske møder, ved at slå indlæg op på intranettet eller i virksomhedens månedlige interne magasin "Würth to know". For dem der arbejder på lageret, har det været lidt mere besværligt, for der bruger de ikke arbejdsmail.
Før Corona holdt de månedlige lagermøder for at få fælles information ud. Hvis noget skulle meddeles mellem møderne, var der kun én ting at gøre: Tage råberen for at samle tropperne. Der er ingen tvivl om, at den nye platform har gjort kommunikationen både hyppigere og lettere.
Jeg tror, vi nu er meget mere interesserede i hvad der sker end tidligere. Det er hurtigt, enkelt, tydeligt og meget ligetil at få oplysningerne på Workplace. Desuden er det let at bruge, også for dem der ikke i forvejen har så meget teknologisk erfaring.
Tor Egil Martinsen, Lager- og distribusjonssjef
Ledelsen kommer tættere på
For ledelsen har det været uvurderligt at få en platform, hvor kommunikationen ikke kun kan nå ud til alle, men også kan gå begge veje.
Med den nye platform er ledelsen blandt andet begyndt lægge korte, månedlige videoklip op, hvor de opdaterer om resultater og nyheder. Derudover forsøger de at være aktive og synlige på platformen generelt og deltager i kommentarer og samtaler.
Medarbejderundersøgelser viser klart, at det effektivt forbedrer kommunikationen. Medarbejderne føler, at ledelsen er kommet tættere på, og at det er nemmere at holde sig opdateret med, hvad der foregår.
Workplace har udviklet sig til at blive et fantastisk værktøj og vores vigtigste kommunikationskanal. Informerede medarbejdere er bedre medarbejdere, og det har øget vores effektivitet.
Svein Oftedal, Administrerende direktør
Styrket sammenhold
Med så mange mennesker og afdelinger spredt for alle vinde, er det ikke nødvendigvis let at få alle til at føle, at de er en del af den samme organisation. Der er langt fra butikken i Tromsø til hovedkontoret uden for Oslo, og det kan føles som to forskellige verdener for lagerarbejderen og salgskonsulenten.
Med mere fælles deling af nyheder, glade historier, opdateringer og viden på tværs af afdelingerne er det nemmere for alle at føle, at man arbejder sammen. Det er nemmere at lære om, hvad de andre har gang i, og forstå hvordan det hele hænger sammen – og ikke mindst at lære hinanden at kende og "small talke" digitalt på tværs af geografi og arbejdsplads.
Würth har også sit eget gruppeområde, der hedder "tant og fjas". Her kan medarbejderne slappe af og have uformelle samtaler og dele humor og hyggelige ting, der ikke er arbejdsrelaterede.
For de butikker og områder der ligger længst væk fra hovedkvarteret, er det lettere at føle nærhed og få større tilknytning til hinanden med Workplace. Det bliver også på et mere personligt plan end med e-mail. Man føler sig simpelthen mere inkluderet i hverdagen.
Marius Hamborg, Regionsjef butikk
Hurtig implementering
Würth har valgt at integrere Workplace med personalesystemet, så det automatisk henter navn, titel, e-mail, nærmeste leder og forskellige andre vigtige oplysninger. I Workplace kan medarbejderne finde den rette person ved hjælp af organisationsdiagrammet i værktøjet og se, hvem der har hvilke roller.
Integrationen betyder også, at når en ny medarbejder starter, så skal en ny bruger ikke oprettes manuelt. Oplysningerne overføres automatisk fra personalesystemet til Workplace. Brugerkonti oprettes og aktiveres på startdatoen med brugernavn og adgangskode koblet til virksomhedens "Single Sign-On"-system.
Implementeringen gik meget hurtigt, da vi først havde afklaret hvilke overvejelser der var omkring sikkerhed og beskyttelse af privatliv. Vi har lænet os kraftigt op ad Cloudworks, især i starten, og har fået hurtige svar og god hjælp.
Kristian Horne, Digital marketingmedarbejder
