Okta Workflows: Har du brug for en brugergrænseflade? Brug Connectors!

Okta Workflows: Har du brug for en brugergrænseflade? Brug Connectors!

Okta Workflows er et fantastisk værktøj til automatisering af opgaver og processer i Okta og en række koblinger og værktøjer kan bruges. I denne artikel giver vi en introduktion til Connectors til brugergrænsefladen.

Andreas er Cloud Architect i Cloudworks og Okta Technical Champion. Han hjælper kunderne på deres digitale identitetsrejse ved at designe og implementere komplekse IAM-løsninger. Disse er i høj grad automatiserede for at opnå størst mulig effekt med minimal brugerfriktion.

  Dette er en teknisk beskrivelse i en serie om Okta Workflows

DEL 1: INTRODUKTION TIL CONNECTORS TIL BRUGERGRÆNSEFLADER

1. Okta Workflows

Uden Okta Workflows skulle opgaver og processer i Okta håndteres manuelt. Forsinkelser og et antal fejl på grund af den menneskelige faktor ville blive en naturlig konsekvens.

Ingen indbyggede funktioner med menneskelige interaktioner

Med ordet "workflow" kan der opstå misforståelser om, at Okta Workflows ikke kun kan bruges til automatisering, men også til aktiviteter med menneskelige interaktioner. Nogle workflow-motorer, såsom ServiceNow, er designet til netop dette formål og tilbyder det out-of-the-box.

Det kan være workflows, der bruges til godkendelse, eller tilfælde hvor der kræves yderligere oplysninger fra en person, f.eks. et workflow til brugeroprettelse der kræver, at en person udfylder specifikke felter inden kontoen kan oprettes.

Bruger kundens brugergrænseflade til automatisering

Selvom Okta Workflows ikke har indbyggede funktioner til menneskelige interaktioner, kan de alligevel fungere til sådanne opgaver.

Forskellen er, at Okta Workflows tager udgangspunkt i det Okta, som kunden allerede bruger internt i deres organisation som brugergrænseflade til automatiseringen. Til dette formål har Okta forudkonfigureret en lang række Connectors, der giver dig mulighed for nemt at interagere med en brugergrænseflade, mens du opbygger automatisering med Okta Workflows.

Klassiske service desk-værktøjer som Jira, Zendesk eller ServiceNow og standardværktøjer til samarbejde såsom Slack, Office 365 eller Gmail kan også bruges til dette.

2. Connectors til service management

Servicemanagementværktøjer som ServiceNow, Jira Service Desk eller Zendesk indeholder altid en eller anden form for system til indgående forespørgsler eller andre mekanismer, hvor et element oprettes og vedligeholdes for hver serviceanmodning. Det vil blive løst eller lukket, når anmodningen er opfyldt.

Oktas connectors til servicemanagementværktøjer tilbyder altid hændelseskort, der skal registreres, når disse elementer oprettes eller ændres. Derved kan et Okta-Workflow udløses baseret på ændringer af værktøjet uden nogen form for konfiguration eller tilpasning. ¹

jira-service-desk

Figur 1 - Eksempel Jira Service Desk hændelseskort

Mulighederne for hændelseskort varierer noget, afhængigt af hvordan slutpunktet administrerer disse henvendelser, og hvordan det normale flow defineres. Det er imidlertid altid muligt at oprette og opdatere en hændelse – på samme måde som med hændelseskortene. Så kan der dukke nogle flere kort op, såsom "closing", hvis der er et andet API-kald i værktøjet.

Den komplette dokumentation for connectors med alle tilgængelige kort findes i Oktas dokumentation.

IT Service Management (ITSM)-værktøjer) har ofte deres egne muligheder for at indstille og udløse uden for API-slutpunkter. Denne artikel beskriver kun de indstillinger, der er tilgængelige med Okta, og som kræver mindst mulig indsats i værktøjerne. Afhængig af brugertilfælde og miljø kan det også være et nyttigt alternativ at have Okta Workflow konfigureret med en API-hændelsesudløser og kalde API-slutpunktet fra ITSM-værktøjet.

¹ Bortset fra opsætningen af forbindelsen til slutpunktet. Der kræves normalt kun én bruger med tilstrækkelige tilladelser.

3. Connectors til interaktion

Hvis der ikke findes et tilgængeligt ITSM-værktøj, eller hvis kundens krav kræver en anden metode til brugerinteraktion for workflowen, så kan connectors til interaktion såsom Slack eller Office 365 bruges.

Hvis vi bruger Slack som eksempel, kan hændelseskortene igen overvåge og udløse et workflow baseret på en ny meddelelse i en kanal:

Slack-connector

Figur 2 - Eksempel på hændelseskort for Slack Connector

Og også her er de samme alternativer tilgængelige på hændelseskortet. Vi kan sende beskeder til kanaler eller direkte til slutbrugere for at informere eller anmode om specifikke handlinger.

4. Konklusion

For at vende tilbage til indledningen så har Okta Workflows ikke indbyggede muligheder for menneskelige interaktions- eller brugergrænseflader. Dette betyder dog ikke, at de ikke kan håndtere sådanne brugstilfælde, eller at der ikke er nogen alternativer, der er enkle at integrere med brugergrænsefladesystemer.

Efter at have arbejdet med Okta Workflows i et stykke tid, ser jeg dette mere som en fordel end en ulempe. Ja, der kan være tilfælde, hvor jeg skal have et dashboard, hvor den forespurgte person kan godkende/afvise eller justere workflowen. Men set fra et brugerperspektiv er det nok ikke altid det foretrukne alternativ, da det kun giver et nyt dashboard / brugergrænseflade til brugerne.

I et vellykket it-miljø er det vigtigt at begrænse antallet af systemer, som brugerne skal tage i brug og interagere med hver dag. Det kræver mindre tid til oplæring og brugerstøtte og minimerer den tid, workflowen venter på en respons – og ventetiden for den der anmoder.

Lær mere? Læs del 2 om ServiceNow-connector

I denne artikel lærer du, hvordan du bruger ServiceNow-brugergrænsefladen til brugerinteraktion ved at opbygge et workflow med ServiceNow connectors i Okta Workflows.

Sådan bruger du ServiceNow som brugergrænseflade med Okta Workflows