5 magiske muligheder med Okta Workflows
Indsamling, bearbejdning og klargøring af data mellem forskellige systemer og applikationer kan være en udfordring for identitetsstyring. Okta Workflows sikrer en problemfri interaktion og automatisering af identitetsprocesser, der kan opsættes præcis efter dine behov. Her er fem funktioner, der kan løfte din virksomheds identitetsstyring til et nyt niveau.
Arne Vedø-Hansen
30. august 2023
1. Intelligent onboarding
Der er meget at huske før og under nyansættelser. Intelligent onboarding kan forenkle og automatisere opstartsfasen, så alt er på plads og tilgængeligt fra første dag på arbejde.
- Du kan give den nye medarbejder adgang til udvalgte systemer fra det tidspunkt, hvor ansættelseskontrakten er underskrevet. Eksempelvis kan personen få mulighed for at gennemføre træning i god tid før første arbejdsdag med en e-læringsplatform, samt blive inviteret til møder og modtage relevant information ved at oprette en Office365-konto.
- Nærmeste leder kan få tilsendt en påmindelse om, hvornår en ny medarbejder skal starte, så lederen kan huske at bestille det nødvendige udstyr såsom computer og mobiltelefon – og måske blomster og en god vin?
- En anden mulighed er at konfigurere SMS-beskeder til at blive sendt ud på et ønsket tidspunkt. Hvad med at byde en ny kollega velkommen om morgenen inden den første arbejdsdag?
2. Underskrifter og aftaler før adgang
Hvis du har en ny bruger, eller har du brugere, der af sikkerhedsmæssige årsager skal have forskellige adgangsniveauer, kan du opsætte en arbejdsgang, der sikrer en smidig proces.
Worflowet forbinder sig med signeringstjenester, der udarbejder aftaler, fortrolighedserklæringer eller andre sikkerhedsbestemmelser og gør disse tilgængelige for underskrift. Den registrerer, hvornår dokumenterne er underskrevet, og tildeler straks de rigtige adgange, når de formelle krav er opfyldt.
3. Tidsstyret adgang til infrastruktur
Mange virksomheder bruger flere sæt servere og forskellige infrastrukturer. Derfor er det måske ikke ønskeligt, at de, der skal vedligeholde infrastrukturen, til enhver tid har fuld adgang, da det kan udgøre en sikkerhedsrisiko.
En mulighed er at koble en arbejdsgang til et sagsbehandlingssystem, som markerer behovet for arbejde på forskellige dele af infrastrukturen. Når en tekniker får tildelt ansvaret for en sag, får de adgang til den aktuelle server – kun i den periode, hvor sagen er aktiv.
4. Afvikling af passive konti
Flere virksomheder har brugerkonti, der ikke længere er i brug, og som ikke er fanget af normale deaktiverings- og offboard-processer.
En mulighed er at opsætte en arbejdsgang, der fanger, hvilke konti der ikke er blevet brugt i en valgt periode. Du kan derefter automatisere lukning, deaktivering og endelig sletning. Dette opfylder også GDPR-krav vedrørende behandling af personoplysninger og sletning af persondata, der ikke længere er nødvendige.
5. Øjeblikkelig håndtering af mistænkelig aktivitet
Hvis du har et sikkerhedssystem på plads, der overvåger brugeraktivitet, kan dette også kobles til en arbejdsgang. Dette kan sikre, at mistænkelig aktivitet udløser begrænset adgang eller øjeblikkelig lukning, indtil aktiviteten kan undersøges nærmere.
Et typisk tilfælde kan være en bruger, der normalt logger ind fra Danmark, pludselig logger ind midt om natten fra et land på den anden side af kloden.
Arbejdsgangene kan opsættes og skræddersyes efter behov og trusselsbillede og udføre de rigtige tiltag i hver enkelt situation. Det er for eksempel muligt at få arbejdsgangene til at specificere, at brugeren skal anvende streng multi-faktor autentificering, indtil situationen er afklaret.
Vi har et godt og tæt samarbejde med Okta, og vores dygtige konsulenter har bred ekspertise inden for identitetsstyring og Oktas løsninger. Lad os hjælpe dig med at komme i gang med at prøve Okta gratis i 30 dage. Find selv ud af hvor enkel, brugervenlig og rig på funktionalitet løsningen er!
→ Kontakt os om din gratis prøveperiode